Polityka prywatności

Obowiązuje od: 27.10.2026 · Ostatnia aktualizacja: 27.10.2026

Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy w serwisie, w jakim celu, na jakiej podstawie i jakie prawa Ci przysługują. Stosujemy ją zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest KCD STUDIO sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (ul. Świętokrzyska 30/63, 00-116 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001275219, NIP 5253112387, która prowadzi serwis i oferuje usługi pod marką Sąsiad IT(dalej: „Administrator”, „my”).

Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@sasiadit.pl lub pisemnie na adres siedziby: KCD STUDIO sp. z o.o., ul. Świętokrzyska 30/63, 00-116 Warszawa.

2. Jakie dane i w jakim celu przetwarzamy

a) Formularz kontaktowy i korespondencja e-mail. Gdy wysyłasz zapytanie, przetwarzamy dane, które podajesz: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwę firmy (jeśli ją podasz), wybrany temat i treść wiadomości, a w korespondencji e-mail także dane ze stopki i załączników. Robimy to, aby:

• odpowiedzieć na zapytanie, przygotować wycenę i uzgodnić warunki ewentualnej współpracy. Jeśli pytasz we własnym imieniu (jako osoba prywatna, przedsiębiorca jednoosobowy lub freelancer), podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy). Jeśli piszesz jako pracownik, współpracownik lub przedstawiciel firmy albo innej organizacji, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - naszym prawnie uzasadnionym interesem jest wtedy odpowiedź na zapytanie tej organizacji i przygotowanie dla niej oferty;
• ewentualnie ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (interes: ochrona naszych praw).

Formularz na stronie partnera. Zapytania o strony internetowe możesz wysłać nam także przez formularz na podstronie „Strony WWW” serwisu surkomp.pl, prowadzonego przez naszego partnera. Dane z tego formularza trafiają bezpośrednio do nas (na serwer obsługujący sasiadit.pl) i to my jesteśmy ich administratorem - przetwarzamy je w tych samych celach, na tych samych podstawach i przez tych samych dostawców (w tym Cloudflare Turnstile i Brevo), co dane z formularza w naszym serwisie. Prowadzący serwis surkomp.pl nie otrzymuje tych danych.

b) Dane techniczne. Podczas korzystania z serwisu serwery hostingu automatycznie rejestrują dane techniczne (m.in. adres IP, datę i godzinę żądania, typ przeglądarki). Przetwarzamy je w celu zapewnienia działania i bezpieczeństwa serwisu, w tym ochrony przed atakami - art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Na tej podstawie Cloudflare udostępnia nam wyłącznie zbiorcze, anonimowe statystyki ruchu (np. dzienną liczbę odwiedzin, odsłon i zablokowanych ataków), które nie pozwalają nikogo zidentyfikować i nie korzystają z plików cookies. Używamy ich, aby kontrolować działanie, wydajność i bezpieczeństwo serwisu.

c) Ochrona formularza przed spamem (Cloudflare Turnstile). Gdy zaczynasz wypełniać formularz, ładujemy usługę Cloudflare Turnstile, która sprawdza, czy formularz wypełnia człowiek, a nie automat. Turnstile analizuje m.in. adres IP i sygnały techniczne przeglądarki; nie wymaga rozwiązywania zagadek i nie służy do śledzenia ani reklamy. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w ochronie serwisu i skrzynki przed spamem i nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

d) Statystyki i reklamy - wyłącznie za Twoją zgodą. Jeśli w oknie cookies zgodzisz się na kategorię „Statystyki”, uruchomimy Google Analytics (przez Google Tag Manager) i Microsoft Clarity, aby poznać sposób korzystania z serwisu (np. odwiedzane podstrony, źródło wejścia, przybliżona lokalizacja, typ urządzenia, kliknięte przyciski i linki, obejrzane sekcje i przewinięcie strony, czas ładowania strony). Microsoft Clarity tworzy z tych danych także nagrania przebiegu wizyty (kliknięcia, ruchy myszy, przewijanie) i mapy cieplne; tekst wpisywany w formularz jest w nich ukryty i nie trafia do Microsoft. Jeśli zgodzisz się na kategorię „Marketing”, uruchomimy Google Ads, aby mierzyć skuteczność naszych reklam (np. czy po kliknięciu reklamy wysłano formularz) i docierać z reklamami do osób, które odwiedziły serwis (remarketing). Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać (pkt 7). Do narzędzi Google i Microsoft nie przekazujemy treści formularza, imienia, nazwiska ani adresu e-mail - przekazujemy jedynie informację, że zaczęto wypełniać formularz lub go wysłano, wybrany temat i pakiet, a w razie błędu jego rodzaj i nazwy niepoprawnie wypełnionych pól (bez ich zawartości). Bez zgody skrypty Google i Microsoft w ogóle się nie ładują.

Wewnętrzny panel statystyk. Wyniki z narzędzi opisanych w lit. b i d oraz dane o widoczności serwisu w wyszukiwarkach (Google Search Console, Bing Webmaster Tools) przeglądamy w wewnętrznym panelu dostępnym tylko dla Administratora i zabezpieczonym logowaniem dwuskładnikowym. Panel pobiera z tych narzędzi wyłącznie dane zbiorcze (np. liczbę wizyt, odsłon, wyświetleń i kliknięć reklam, liczbę wysłanych zapytań bez ich treści, podział według kraju, miasta lub typu urządzenia) - nie zawiera adresów IP, identyfikatorów plików cookies, nagrań wizyt ani innych danych pozwalających zidentyfikować odwiedzającego. Statystyki z Google Analytics, Microsoft Clarity i Google Ads dotyczą tylko osób, które wyraziły na nie zgodę. Dostępność serwisu sprawdzamy automatycznymi zapytaniami z naszego serwera, które nie dotyczą odwiedzających.

e) Współpraca i rozliczenia. Jeśli zdecydujesz się na współpracę, zawieramy umowę z Tobą albo z firmą, którą reprezentujesz, i wystawiamy fakturę. Przetwarzamy wtedy dane potrzebne do zawarcia, wykonania i rozliczenia umowy (np. imię i nazwisko lub nazwę firmy, NIP, adres, adres e-mail, zakres i cenę zlecenia) oraz Twoje dane kontaktowe i korespondencję dotyczącą projektu (uzgodnienia, przekazanie i odbiór prac, poprawki, wsparcie) - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy jesteś stroną umowy we własnym imieniu, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy reprezentujesz zamawiającego (interes: zawarcie i należyte wykonanie umowy oraz kontakt z zamawiającym). Faktury i inne dokumenty księgowe wystawiamy i przechowujemy, aby wypełnić obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i o rachunkowości - art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

f) Dane osób kontaktowych otrzymane od zamawiającego. Jeśli realizujemy projekt dla Twojego pracodawcy lub zleceniodawcy albo ktoś wskazał Cię w zapytaniu jako osobę kontaktową, możemy otrzymać od niego Twoje dane służbowe (imię i nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail i numer telefonu). Źródłem tych danych jest Twój pracodawca, zleceniodawca lub osoba, która wysłała zapytanie. Przetwarzamy je, aby kontaktować się w sprawach zapytania lub projektu, a po jego zakończeniu - aby ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami; podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (interes: sprawna współpraca z zamawiającym i ochrona przed roszczeniami). Możesz wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania (pkt 6). Pozostałe informacje z tej polityki stosuje się odpowiednio.

g) Reklamacje. Jeśli składasz reklamację (§ 7 Regulaminu), przetwarzamy dane podane w reklamacji i korespondencji, aby ją rozpatrzyć i odpowiedzieć - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy dotyczy usług świadczonych w serwisie, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy dotyczy projektu (interes: obsługa reklamacji). Przebieg rozpatrzenia dokumentujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (interes: wykazanie rozpatrzenia reklamacji i obrona przed roszczeniami).

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz treści wiadomości nie możemy przyjąć zapytania ani na nie odpowiedzieć. Nazwa firmy i temat są opcjonalne.

Prosimy nie przesyłać w formularzu ani e-mailem danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu), haseł i danych dostępowych do systemów ani danych osób trzecich, które nie są potrzebne do przygotowania wyceny.

3. Odbiorcy danych

Nie sprzedajemy danych. Dane mogą otrzymać:

• podmioty, które przetwarzają dane w naszym imieniu i według naszych poleceń (podmioty przetwarzające):
  • Cloudflare, Inc. (USA) - hosting serwisu, sieć CDN, ochrona przed atakami, obsługa formularza i ochrona antyspamowa Cloudflare Turnstile;
  • Sendinblue SAS (Brevo) (Francja) - wysyłka wiadomości z formularza na naszą skrzynkę;
  • OVH SAS (OVHcloud) (Francja) - skrzynka pocztowa kontakt@sasiadit.pl, w której odbieramy zapytania i prowadzimy korespondencję;
  • biuro rachunkowe prowadzące naszą księgowość - jeśli dojdzie do współpracy, w zakresie danych z umów i faktur;
• wyłącznie po wyrażeniu zgody w oknie cookies - Google Ireland Limited (Irlandia) oraz Google LLC (USA): w zakresie Google Analytics na zasadach warunków przetwarzania danych Google, a w zakresie Google Ads (pomiar konwersji i remarketing) jako odrębny administrator na zasadach warunków ochrony danych Google Ads; szczegóły: polityka prywatności Google i informacje Google dla partnerów;
• wyłącznie po wyrażeniu zgody na kategorię „Statystyki” - Microsoft Corporation (USA) i jej podmioty powiązane: w zakresie Microsoft Clarity (statystyki, nagrania przebiegu wizyty, mapy cieplne) na zasadach warunków korzystania z Microsoft Clarity; szczegóły: oświadczenie Microsoft o ochronie prywatności;
• jeśli dojdzie do współpracy - bank, w którym prowadzimy rachunek, w zakresie danych z przelewów; przetwarza dane jako odrębny administrator;
• jeżeli będzie to konieczne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń albo obrony przed nimi - adwokat lub radca prawny, który udziela nam pomocy prawnej, jako odrębny administrator zobowiązany do zachowania tajemnicy zawodowej;
• organy publiczne, w tym organy podatkowe (np. przez Krajowy System e-Faktur - KSeF) - jeśli wynika to z przepisów prawa.

O nowym zapytaniu możemy dostawać krótkie powiadomienie w komunikatorze (np. Telegram lub Discord). Takie powiadomienie zawiera wyłącznie informację o nowym zapytaniu i temat wybrany z listy usług - bez imienia, adresu e-mail, nazwy firmy ani treści wiadomości - więc operatorzy tych komunikatorów nie otrzymują Twoich danych.

4. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy nasi dostawcy (Cloudflare, Inc., a po wyrażeniu zgody także Google LLC i Microsoft Corporation) mają siedzibę w USA lub mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Dane do USA przekazujemy na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 - EU-US Data Privacy Framework), jeżeli dostawca ma certyfikat w tym programie. W pozostałych przypadkach podstawą są standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2021/914), zawarte w umowach z dostawcami. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach i ich kopię możesz otrzymać, pisząc na kontakt@sasiadit.pl.

5. Jak długo przechowujemy dane

• korespondencję i zapytania ofertowe - przez czas potrzebny do obsługi zapytania, a następnie do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dojdzie do zawarcia umowy;
• jeśli dojdzie do współpracy - przez czas realizacji zlecenia i do upływu okresu przedawnienia roszczeń; faktury i inne dokumenty księgowe - przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości (co do zasady 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku);
• reklamacje - przez czas ich rozpatrywania, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń z nimi związanych;
• dane przetwarzane za zgodą (Google Analytics, Microsoft Clarity, Google Ads) - do czasu wycofania zgody, nie dłużej niż przez okres przechowywania ustawiony w tych narzędziach (dla Google Analytics - maksymalnie 14 miesięcy; w Microsoft Clarity nagrania - 30 dni, a mapy cieplne i wybrane nagrania - do 13 miesięcy) i okres ważności plików cookies podany w pkt 7;
• dane techniczne (logi) - przez krótki okres potrzebny do zapewnienia działania i bezpieczeństwa serwisu; logi rejestruje automatycznie dostawca hostingu (Cloudflare) i usuwa je w cyklu wynikającym z ustawień jego usług. Sami nie tworzymy odrębnych rejestrów adresów IP.

6. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych - w przypadkach określonych w art. 17 RODO (możemy odmówić usunięcia np. danych potrzebnych do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych - w zakresie danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub zgody,
• wycofania zgody w dowolnym momencie - bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem (zgodę na cookies zmienisz w „Ustawieniach cookies” w stopce strony),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Prawo sprzeciwu. W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw - z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją - wobec przetwarzania Twoich danych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wtedy przestaniemy przetwarzać dane w tym celu, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Sprzeciw wyślij na kontakt@sasiadit.pl.

Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@sasiadit.pl.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających w sposób zautomatyzowany. Jeśli zgodzisz się na kategorię „Marketing”, Google może na podstawie Twojej aktywności w serwisie dopasowywać wyświetlane Ci reklamy (profilowanie w celach reklamowych) - możesz temu zapobiec, nie wyrażając zgody albo ją wycofując.

7. Pliki cookies i podobne technologie

Pliki cookies to małe pliki zapisywane w Twojej przeglądarce. Przy pierwszej wizycie pokazujemy okno, w którym decydujesz o cookies. Przycisk „Odrzuć wszystkie” jest w tym oknie od razu, obok „Akceptuj wszystkie” i tej samej wielkości, a odmowa nie ogranicza dostępu do serwisu. Swoją decyzję możesz w każdej chwili zmienić w „Ustawieniach cookies” (link w stopce i ikona ciasteczka w rogu ekranu). Do czasu wyrażenia zgody Twoja przeglądarka nie łączy się z serwerami Google (Google Consent Mode v2 w trybie „odmowa” jako ustawienie domyślne).

Niezbędne - nie wymagają zgody, bo są konieczne do świadczenia usługi, z której korzystasz (art. 399 ust. 3 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej):

• cc_cookie - zapamiętanie Twojej decyzji o cookies; ważność: 6 miesięcy;
• techniczne pliki Cloudflare (np. __cf_bm, cf_clearance, _cfuvid) oraz mechanizmy Cloudflare Turnstile - ochrona serwisu i formularza przed atakami i botami; ważność: od czasu sesji do kilku godzin, zależnie od włączonych funkcji ochrony (opis Cloudflare).

Statystyki - tylko za zgodą:

• _ga, _ga_* (Google Analytics) - rozróżnianie odwiedzających i sesji na potrzeby statystyk; ważność: do 2 lat;
• _clck, _clsk (Microsoft Clarity) - rozpoznanie odwiedzającego i łączenie odsłon w jedną sesję; ważność: _clck do roku, _clsk 1 dzień. Clarity może też ustawić pliki w domenach Microsoft (CLID, MUID, ANONCHK, MR, SM) - zgodnie z opisem Microsoft.

Marketing - tylko za zgodą:

• _gcl_*, _gac_* (Google Ads) oraz pliki Google w domenach Google (np. doubleclick.net) - pomiar konwersji z reklam i remarketing; ważność: zwykle do 90 dni, dla plików w domenach Google zgodnie z informacjami Google o cookies.

Po wycofaniu zgody usuwamy pliki cookies danej kategorii z domeny serwisu, a skrypty Google i Microsoft przestają działać. Nasz kod nie zapisuje innych danych w pamięci przeglądarki (localStorage, sessionStorage). Czcionki i skrypty serwisu są ładowane z tej samej domeny, a nie z zewnętrznych usług (np. Google Fonts). Pliki cookies możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki; zablokowanie plików niezbędnych może utrudnić korzystanie z formularza.

8. Zmiany polityki

Możemy aktualizować tę politykę, np. gdy zmienią się przepisy lub sposób działania serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data ostatniej zmiany widnieje na górze.